Datenschutzerklärung und allgemeine Informationen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Artikel 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverordnung in der Bezirksverwaltung der Freien und Hansestadt Hamburg

Nahezu alle Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen treten mit der Verwaltung früher oder später in Kontakt, weil sie z.B. einen Personalausweis beantragen müssen oder Kindergeld beanspruchen können. Hierbei müssen personenbezogene Daten verarbeitet werden.
In einem Verwaltungsverfahren sind Daten personenbezogen, wenn sie einer natürlichen Person, einer Körperschaft (z. B. Verein, Kapitalgesellschaft), einer Personenvereinigung oder einer Vermögensmasse zugeordnet werden können. Keine personenbezogenen Daten sind anonymisierte oder pseudonymisierte Daten.
Wenn Verwaltungsbehörden personenbezogene Daten verarbeiten, bedeutet das, dass sie diese Daten z. B. erheben, speichern, verwenden, übermitteln, zum Abruf bereitstellen oder löschen.
Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, bei wem wir sie erheben und was wir mit diesen Daten machen. Außerdem informieren wir Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.

Inhaltsverzeichnis

1. Wer sind wir?

2. Wer sind Ihre Ansprechpartner?

3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

5. Wie verarbeiten wir diese Daten?

6. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?

7. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

8. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?

1. Wer sind wir?
Bei dem Auftraggeber für diesen Onlineservice handelt es sich um die Bezirksverwaltung der Freien und Hansestadt Hamburg.
Die Weiterverarbeitung Ihrer Zugangsdaten und damit auch Ihrer persönlichen Daten wird durch die Gremienbetreuung der jeweilig zuständigen Bezirksämter durchgeführt.

2. Wer sind Ihre Ansprechpartner?
Fragen in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten können Sie an den für die Behörde zuständigen Datenschutzbeauftragten richten:

Die/der Datenschutzbeauftragte der Bezirke
Bezirksamt Hamburg-Nord, Kümmellstraße 5-7, 20249 Hamburg
E-Mail: DSBderBezirke@Hamburg-Nord.Hamburg.de

Die unter 8. genannten Rechte auf Beauskunftung, Berichtigung, Einschränkung, Wiederspruch und Löschung Ihrer Daten können Sie bei Ihrem zuständigen Bezirksamt geltend machen:

Bezirk Hamburg-Mitte
Geschäftsstelle der Bezirksversammlung
Hausanschrift: Caffamacherreihe 1-3, 20355 Hamburg
E-Mail: Bezirksversammlung@hamburg-mitte.hamburg.de

Bezirk Altona
Geschäftsstelle der Bezirksversammlung
Hausanschrift: Platz der Republik 1 (Rathaus), 22765 Hamburg
Telefon: (0 40) 428.11 - 2029
Telefax: (0 40) 427.90 - 2100
E-Mail: Bezirksversammlung@altona.hamburg.de

Bezirk Eimsbüttel
Geschäftsstelle der Bezirksversammlung
Hausanschrift: Grindelberg 62-66, 20144 Hamburg
Telefon: (0 40) 428.01 - 2024 / - 2562
Telefax: (0 40) 427.90 - 3669
E-Mail: Bezirksversammlung@eimsbuettel.hamburg.de

Bezirk Hamburg-Nord
Geschäftsstelle der Bezirksversammlung
Hausanschrift: Kümmellstraße 7, 20249 Hamburg
Telefon: (0 40) 428.04 - 2142
Telefax: (0 40) 427.90 - 4107
E-Mail: Bezirksversammlung@hamburg-nord.hamburg.de

Bezirk Wandsbek
Geschäftsstelle der Bezirksversammlung
Hausanschrift: Schloßstraße 60 (Rathaus), 22041 Hamburg
Telefon: (0 40) 428.81- 2013
Telefax: (0 40) 42881 - 2207
E-Mail: Bezirksversammlung@wandsbek.hamburg.de

Bezirk Bergedorf
Postanschrift: Bezirksamt Bergedorf, 21027 Hamburg
Hausanschrift: Wentorfer Straße 38 (Rathaus), 21029 Hamburg

Bezirk Harburg
Postanschrift: Bezirksamt Harburg, Postfach 90 01 53, 21071 Hamburg
Hausanschrift: Harburger Rathausplatz 1, 21073 Hamburg

3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Mit der Erfassung Ihrer persönlichen Angaben werden Ihnen vom zuständigen Bezirksamt Accounts im Onlineservice des Hamburg-Serviceportals für den Zugang auf das Fachverfahren ALLRIS und dem Modul Ratsinformationssystem eingerichtet. Ihr Vorname und Nachname sowie Ihre E-Mailadresse werden mit den in ALLRIS geführten Benutzerinformationen abgeglichen und bleiben im Hamburg-Serviceportal so lange gespeichert, wie Sie den Account dort nutzen möchten.

4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Wir verarbeiten insbesondere folgende personenbezogene Daten:
• Persönliche Identifikations- und Kontaktangaben: Vor- und Nachname, E-Mailadresse
Besondere Kategorien personenbezogener Daten, sogenannte „sensible Daten", erheben wir ebenfalls nur dann, wenn dies für das spezielle Verfahren erforderlich ist.
Bei diesem Online-Dienst werden keine sensiblen Daten erhoben.
Darüber hinaus erheben wir Ihre personenbezogenen Daten bei Dritten, soweit diese gesetzlich zur Mitteilung an uns verpflichtet sind.
Bei diesem Online-Dienst werden keine sensiblen Daten bei Dritten erhoben.
Können wir einen Sachverhalt nicht mit Ihrer Hilfe aufklären, dürfen wir Sie betreffende personenbezogene Daten auch durch Nachfragen bei Dritten erheben (z. B. Auskunftsersuchen an den Arbeitgeber u.ä.).
Zudem können wir öffentlich zugängliche Informationen (z. B. aus Zeitungen, öffentlichen Registern oder öffentlichen Bekanntmachungen) verarbeiten.

5. Wie verarbeiten wir diese Daten?
In den automationsgestützten Verwaltungsverfahren werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert und in weiteren Schritten den Verwaltungsverfahren zugrunde gelegt. Wir setzen dabei technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Vernichtung, Verlust oder Veränderung sowie gegen unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugang zu schützen. Unsere Sicherheitsstandards entsprechen stets den aktuellsten technologischen Entwicklungen.
Die von Ihnen angegebene E-Mailadresse wird zur Registrierung Ihres Onlineaccounts im Hamburg-Serviceportal benötigt und dort hinterlegt. Dadurch erhalten Sie persönlichen Zugang auf den Online-Service "Bezirksversammlungen (nur für Mandatsträger)", und damit auf das ALLRIS-Webmodul "Ratsinformationssystem" Ihres Bezirks. Eine Änderung der hinterlegten E-Mailadresse kann Ihre Gremienbetreuung für Sie durchführen. Ihnen wird daraufhin eine Bestätigungsmail auf die neue E-Mailadresse zugestellt.

6. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?
Alle personenbezogenen Daten, die uns in einem Verwaltungsverfahren bekannt geworden sind, dürfen wir nur dann an andere Personen oder Stellen (z.B. an Krankenkassen, Rentenversicherungsträger) weitergeben, wenn Sie der Weitergabe zugestimmt haben oder die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist.
Bei diesem Online Dienst werden keine Daten aus der Hamburger Verwaltung weiter gegeben.

7. Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Ihre persönlichen Daten bleiben im Hamburg Serviceportal so lange gespeichert, wie Sie den Account dort nutzen.

8. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?
Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus Artikel 15 bis 18 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung.

• Recht auf Auskunft
Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Daher sollten in dem Antrag möglichst Angaben zum konkreten Verwaltungsverfahren und zum Verfahrensabschnitt gemacht werden.

• Recht auf Berichtigung
Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

• Recht auf Löschung
Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.

• Recht auf Widerspruch
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht nachkommen, wenn an der Verarbeitung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder eine Rechtsvorschrift uns zur Verarbeitung verpflichtet.

• Recht auf Beschwerde
Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg
Tel.: (040) 4 28 54 - 40 40
E-Fax: (040) 4 279 – 11811
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de

Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten
In einigen Fällen können oder dürfen wir Ihrem Anliegen nicht entsprechen. Sofern dies gesetzlich zulässig ist, teilen wir Ihnen in diesem Fall immer den Grund für die Verweigerung mit.
Wir werden Ihnen aber grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Anliegens antworten. Sollten wir länger als einen Monat für eine abschließende Klärung brauchen, erhalten Sie eine Zwischennachricht.